Eén plek voor documenten, met een vaste indeling
Niemand zoekt meer naar de laatste versie, ook niet onderweg of thuis.
Documenten op eigen pc's en in mailboxen zijn onvindbaar voor collega's en weg als een laptop kapotgaat. De meeste bedrijven betalen al voor Microsoft 365 of Google Workspace en gebruiken de gedeelde opslag daarin nauwelijks. Een vaste mappenstructuur en afspraken over rechten leveren meer op dan een nieuw pakket.
Waar sta je nu?
Waar staan jullie documenten? Dit zijn de vier situaties uit de scan, van handmatig tot geautomatiseerd.
- StarterOp eigen pc's, in de mail of op usb-sticks
- Op wegOp een gedeelde schijf, zonder duidelijke structuur
- GevorderdIn de cloud (Microsoft 365 of Google), met structuur en rechten
- KoploperIn de cloud met versiebeheer, sjablonen en automatisch archiveren
Dit kun je zelf doen
Spreek één mappenstructuur af (klant, project, jaar) en verhuis alleen de lopende dossiers. De rest volgt als je het nodig hebt.
Kleine stap. Dit regel je meestal zelf, in een paar uur tot een paar dagen.
Wanneer hulp loont
Hulp loont bij een verhuizing van veel bestaande dossiers, of als bewaartermijnen en rechten per klant of project moeten kloppen.
Past bij deze stap: Roadmap Scan, € 990 exclusief btw. Je weet dat je moet beginnen, maar nog niet waar.
Geldt dit ook voor jouw bedrijf?
De gratis scan laat in tien minuten zien waar je staat op kantoor en samenwerken en zeven andere onderdelen, en welke drie kansen voor jou het meeste opleveren.